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Ausschreibungen in Deutschland und Österreich: Wie richtig teilnehmen?

Aktualisiert: 27. Apr. 2023

Öffentliche Aufträge im deutschsprachigen Raum bieten besonders für Unternehmen aus Osteuropa unschlagbare Vorteile. Ausländische Firmen können im Vergleich zu Vergaben in ihren Heimatländern in der Regel weitaus höhere Preise durchsetzen und gleichzeitig wettbewerbsfähig bleiben. Es locken somit größere Erlöse für gleiche Arbeiten in einem wirtschaftlich starken Markt mit einer hohen Anzahl an Aufträgen. Das Aneignen hochkarätiger, deutscher und österreichischer Auftragsreferenzen, die Optimierung der Auslastung und die bessere Nutzung der eigenen Kapazitäten sind weitere Argumente, die für Aufträge im Westen Europas sprechen. Doch wie nimmt man erfolgreich an einer öffentlichen Ausschreibung in Deutschland und Österreich teil? Hier sind 7 Punkte, die Sie unbedingt beachten müssen, um Erfolg bei Vergaben im deutschsprachigen Raum zu haben.

Tiko/stock.adobe.com

1. Auftragssuche

Bevor Sie an einer Ausschreibung teilnehmen können, müssen Sie natürlich erst eine für Sie passende finden. Hier bieten sich eine Reihe von Suchstrategien an, die Sie anwenden können. Aufgrund der Vielfältigkeit von Ausschreibungs- und Unternehmensgegenständen gibt es jedoch keine einheitliche Vorgehensweise. Die wohl für die meisten praktischste Möglichkeit stellt die Suche nach Aufträgen über öffentliche Online-Plattformen dar. Ein Beispiel hierfür ist in Österreich das Auftragnehmerkataster Österreich (ANKÖ), das Deutsche Pendant ist die Ausschreibungssektion des Online-Dienstes service.bund.de. Letzteres ist kostenlos nutzbar, für die österreichische Version ist eine jährliche Gebühr fällig. Diese beginnt derzeit bei 420 Euro netto, wobei sich das Portal auch über einen weitaus breitere Funktionspalette auszeichnet. Auf beiden Portalen können mittels Stichwörter, Branchen, Orte und viele weitere Kriterien passende Aufträge aus der Datenbank herausgefiltert werden.


2. Strategische Überlegungen

Bei der Auftragssuche sollten Sie unbedingt auch strategische Überlegungen anstellen, bevor Sie entscheiden, in welche Ausschreibungen Sie Zeit investieren und ein Angebot abgeben. Verschiedene Auftragsarten, Branchen, geforderte Kriterien sowie Leistungen, welche normalerweise im Leistungsverzeichnis aufgeführt sind, können die Chancen, einen Auftrag zu gewinnen stark beeinflussen. Im deutschsprachigen Raum unterscheidet man üblicherweise zwischen Bau-, Dienst- und Lieferleistungen. Wobei speziell bei den letzten zwei die Grenzen oftmals verschwimmen und eine klare Zuordnung so erschwert. Hier können leider keine pauschalisierten Aussagen getroffen werden, wie hoch die Zuschlagschancen bei welchem Typ von Auftrag sind. Das hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Vereinfacht kann man sagen, dass gerade bei Lieferleistungen, bei denen es sich um Massenware, beispielsweise Elektronikprodukte, handelt, die Konkurrenz meist hoch und der Preisspielraum gering ist. Über den niedrigsten Preis entscheidet hier größtenteils, welcher Lieferant die besten Kontakte zum jeweiligen Hersteller besitzt oder als Erstes auf die Ausschreibung gestoßen ist. Bei anderen Arten von Lieferleistungen, wie zum Beispiel in der Papier-, Verpackungs- oder Schmuckindustrie, ist das Feld der Bewerber hingegen oftmals sehr klein und die Wahrscheinlichkeit auf einen lukrativen Zuschlag dementsprechend höher. Je spezialisierter das Unternehmen und der Auftragsgegenstand, desto besser sind Ihre Chancen preislich vor Ihren Mitbietern zu liegen. Für osteuropäische Firmen gilt darüber hinaus, dass bei Leistungen, welche ein höheres Maß an Humankapital, also menschlicher Arbeit, erfordern, die Erfolgschance auf einen Zuschlag drastisch erhöht wird.


3. Geforderte Fristen

Ein besonderes Augenmerk sollten Sie den in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Fristen widmen. Hier sind üblicherweise folgende 5 herauszustreichen:

  • Frist für Bieterfragen: Diese legt fest, bis wann bei Unklarheiten Bieterfragen erfolgen müssen, damit diese rechtzeitig vom Auftraggeber beantwortet werden. Halten Sie diese unbedingt ein, da manche Auftraggeber sonst keine Auskünfte geben.

  • Angebotsfrist: Diese legt fest, bis wann das Angebot beim Auftraggeber eingelangt sein muss. Bei schriftlichen Abgaben müssen Sie daher meist die Dauer für den Postversand berücksichtigen. Eine pünktliche Abgabe ist unbedingt erforderlich, da Sie aus dem Verfahren sonst ausnahmslos ausgeschlossen werden. Möglicherweise lässt sich die Angebotsfrist bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten in den Ausschreibungsunterlagen verlängern, vorausgesetzt Sie haben in einer Bieterfrage darauf aufmerksam gemacht.

  • Bindefrist: Diese legt fest, bis wann Ihr Angebot und die darin gestellten Preise gültig sind. Achten Sie bei langen Bindefristen unbedingt darauf, dass Sie für etwaige Preissteigerungen vorsorgen. Das kann entweder durch einen beim Angebot einkalkulierten Preispolster oder mit vertraglich vereinbarten Preisanpassungen, beispielsweise an den Verbraucherpreisindex, erfolgen.

  • Zuschlagsfrist: Diese legt fest, bis wann ein Zuschlag seitens des Auftraggebers erfolgt sein muss, und ist oftmals mit der Bindefrist ident.

  • Ausführungszeitraum: Diese legt fest, bis wann oder in welchem Zeitraum eine Leistung seitens des Auftragnehmers erbracht werden muss.


4. Benötigte Dokumente

Zur Prüfung Ihrer Eignung verlangen Auftraggeber bei jeder Ausschreibung bestimmte Dokumente und Nachweise. Dies erfolgt entweder mit der Angebotsabgabe oder nach der Abgabefrist auf Nachfrage. Die Menge und Art der Belege variiert sehr stark nach Auftragstyp, Auftraggeber und dem voraussichtlichen Auftragsvolumen. Für unsere Kunden sind diese in der Regel einfach zu erbringen und stellen nur ein geringes Hindernis dar. Beispiele hierfür können sein:

  • Auszug aus dem Handels- und Gewerberegister

  • Bestätigung von Finanzamt und Sozialversicherung, dass Sie keine Rückstände haben

  • Strafregisterauszug der Geschäftsführer

  • Erklärung, dass Sie konform der Russland-Sanktionen der Europäischen Union handeln

  • Nachweis über eine Betriebsversicherung

  • Referenzen über vergleichbare Aufträge

  • Mindestumsätze der vergangenen Jahre

  • Zertifikate oder Bescheinigungen

Wie bereits geschrieben, werden nicht all diese Punkte bei jeder Ausschreibung verlangt. Der Umfang variiert von keine bis alle Nachweise sehr stark. Auf Wunsch finden wir für Sie genau den richtigen öffentlichen oder privaten Auftrag, dessen Anforderungen Sie erfüllen können. Bei einigen der genannten Anforderungen, wie die der Mindestumsätze, Referenzen oder Zertifikate, bestehen oftmals Möglichkeiten, diese zu umgehen, damit Sie diese nicht selbst erbringen müssen. Auch hier beraten wir Sie gerne strategisch und helfen Ihnen weiter.


5. Kommunikation mit Auftraggeber und Übersetzungen

Die überwiegende Anzahl aller Ausschreibungen und die darin geforderte Verhandlungssprache ist hierzulande Deutsch. Das heißt, dass Sie die gesamte Kommunikation mit dem Auftraggeber auf Deutsch erfolgen muss. Etwaige Nachweise müssen beglaubigt übersetzt werden. Erfahrungsgemäß stellt dies für ausländische Unternehmen meist die größte Hürde dar, zumal oftmals kein deutschsprachiger Mitarbeiter vorhanden ist. Wie in allen anderen Aspekten der Auftragsvergabe helfen wir Ihnen auch hier und lösen dieses Problem. Unsere professionellen und einheimischen Dolmetscher übersetzen Ausschreibungsunterlagen, benötigte Nachweise und übernehmen die Kommunikation mit dem Auftraggeber. Bei Bauaufträgen stellen wir Ihnen fachkundige Übersetzer vor Ort zur Verfügung, die Sie bei Baubesprechungen und Meetings mit dem Auftraggeber unterstützen. Sie selbst müssen also nicht Deutsch sprechen oder deutschsprachige Mitarbeiter einstellen und profitieren trotzdem von den Vorteilen deutscher und österreichischer Aufträge.


6. Genaue Arbeitsweise

Während des gesamten Ausschreibungsverfahrens empfehlen wir, genau zu arbeiten und nichts zu überlesen. Jedes Detail der Ausschreibungsunterlagen wird im Falle eines Zuschlages in der Regel Vertragsbestandteil. Allen voran ist hier das Leistungsverzeichnis anzuführen. Abgegebene Preise sind verbindlich und etwaige Kalkulationsfehler aufgrund von Missverständnissen werden zugunsten des Auftragsgebers ausgelegt. Dazu zählen auch Inhalte der Bieterkommunikation, daher der Fragebeantwortungen. Angenommen ein anderer Bieter stellt eine Frage und der Auftraggeber beantwortet diese, gilt der Inhalt der Beantwortung auch für Sie und ist bindend. Sie sind daher verpflichtet, sich über das Vergabeverfahren und mögliche Änderungen am Laufenden zu halten. Auch sollten Sie einen genauen Blick auf etwaige zusätzliche Vertragsbedingungen werfen, auf welche in vielen Ausschreibungen verwiesen wird. Dort finden Sie oftmals Passagen zu Zahlungsmodalitäten, Vertragsstrafen oder ähnliches. Generell gilt gerade für osteuropäische Unternehmen: Studieren Sie alle Unterlagen genau, arbeiten Sie präzise und halten Sie sich an Anforderungen und Fristen. Zwischen Ost- und Westeuropa lässt sich in dieser Beziehung oftmals ein großer Unterschied in der Mentalität erkennen, der im besten Fall rasch zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen kann.


7. Angebotsabgabe

Haben Sie diese Schritte befolgt, Ihr Angebot kalkuliert und alle benötigten Unterlagen parat, kann es zur Angebotsabgabe gehen. Diese erfolgt im deutschsprachigen Raum heutzutage in den meisten Fällen elektronisch. Oftmals ist dafür eine elektronische Signatur notwendig, die Sie aufgrund von möglicher Bearbeitungszeiten gegebenenfalls bereits einige Zeit vorher beantragen sollten. Auch empfiehlt es sich, mit der Abgabe eines Angebotes nicht bis zur letzten Minute zu warten und die Abgabefrist voll auszunützen. Oft tauchen während der Angebotsabgabe noch Fragen oder Unklarheiten auf, die geklärt werden müssen. Wir haben sogar schon Fälle erlebt, bei denen Wartungsarbeiten auf den Servern der Vergabeplattformen die sehr kurzfristige Abgabe verhindert haben. In einem solchen Fall haben Sie in der Regel keine Ansprüche gegen den Auftraggeber, da ein rechtzeitiges Eintreffen des Angebotes in Ihrem Verantwortungsbereich liegt.


Fazit

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen in Deutschland und Österreich verspricht viele Chancen für osteuropäische Unternehmen. Lukrative Gewinne, hochwertige Referenzen, optimierte Auslastung und transparente Vergabeverfahren sind nur einige davon. Die Teilnahme und das Gewinnen dieser mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, entpuppt sich dann jedoch als logisches und wiederkehrendes Schema. Besonders die fremde Sprache und fehlendes Know-how stellen für ausländische Firmen jedoch meist Hürden dar.


Wir von AV-LEAD vereinfachen für ausländische Unternehmen die Teilnahme an Ausschreibungen und das Gewinnen von Aufträgen im deutschsprachigen Raum. Unsere hochqualifizierten und einheimischen Mitarbeiter vermitteln Ihnen passende private und öffentliche Aufträge, die wirklich zu Ihnen passen, unterstützen Sie bei der Kommunikation mit dem Auftraggeber und übersetzen alle relevanten Unterlagen. Auch bei der Erstellung eines Angebotes stehen wir Ihnen beratend zu Seite und geben dieses in Ihren Namen ab. So können Sie sich in Ruhe auf die Erfüllung lukrativer Aufträge konzentrieren. Erfahren Sie mehr über unsere Dienstleistungen der Auftragsvermittlung oder kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns auf Sie!

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