Veřejné zakázky v německy mluvících zemích jsou lákavé hned z několika důvodů. Některé společnosti mohou kalkulovat vyšší marže, než jaké by byly konkurenceschopné na domácím trhu. To znamená vyšší příjmy za stejnou práci na ekonomicky silném trhu s velkým počtem zakázek. Získání kvalitních referencí, optimální vytížení vlastních kapacit a celkově mnohem více šancí jsou dalšími argumenty. Jak se ale úspěšně zúčastnit veřejných soutěží v Německu a Rakousku? Představíme vám 7 bodů, které vaši účast na tamějších veřejných zakázkách usnadní.
1. Vyhledávání zakázek
Aby účast ve výběrovém řízení dávala smysl, je třeba již od začátku kriticky vybírat a najít takové, které vám vyhovuje a můžete jeho požadavky splnit. Existuje celá řada strategií pro vyhledávání, které můžete použít. Vzhledem k různorodosti tendrů a zaměření firem však neexistuje jednotný přístup. Nejpraktičtější možností pro většinu je pravděpodobně vyhledávání zakázek prostřednictvím online věštníků. V Rakousku je příkladem portál ANKÖ, německým protějškem je seznam výběrových řízení na internetovém portálu service.bund.de. Ten lze používat zdarma, za rakouskou verzi se platí roční poplatek, který v současné době začíná na 420 eurech netto, přičemž portál se vyznačuje také mnohem širší nabídkou funkcí. Na obou platformách lze vhodné nabídky najít rychleji pomocí filtrů: klíčových slov, oborů, lokalit a mnoha dalších kritérií.
2. Strategické uvažování
Než se rozhodnete do konkrétního výběrového řízení investovat čas, zamyslete se i strategicky nad dostupnými informacemi. Různé typy zakázek, odvětví, požadovaná kritéria i předmět služby, které jsou obvykle uvedeny ve specifikacích (LV), mohou silně ovlivnit šance na získání zakázky. Také v Německu a Rakousku se obvykle rozlišuje práce, služby a dodávky. Zejména poslední dvě jmenované se často prolínají, což ztěžuje jednoznačnou klasifikaci. Obecně nelze říct, jaké jsou šance na úspěch, neboť to závisí na řadě faktorů. Avšak zejména v případě dodavatelských služeb zahrnujících sériové produkty (např. elektronické výrobky), je konkurence obvykle vysoká a cenově výhodnější. Nejnižší cena je do značné míry určena tím, který dodavatel má nejlepší kontakty s příslušným výrobcem nebo jako první zažádal o nabídku. U jiných typů dodavatelských služeb, například v papírenském, obalovém a klenotnickém průmyslu, je pole uchazečů menší a pravděpodobnost získání zakázky obrovského objemu vyšší. Čím specializovanější je společnost a předmět zakázky, tím větší máte šanci předběhnout konkurenci, minimálně z hlediska ceny. Pro východoevropské společnosti také platí, že šance na získání zakázky se výrazně zvyšuje u služeb, které vyžadují vyšší míru lidského kapitálu, tj. lidské práce.
3. Požadované termíny
Zvýšenou pozornost byste měli věnovat lhůtám stanovených v zadávací dokumentaci. Zde je potřeba zdůraznit následujících 5 termínů:
Lhůta pro vysvětlení zadávací dokumentace: Po uplynutí této lhůty již nemáte nárok na vyjasnění otázek, které mohou být zásadní nejen pro správné nacenění. Projděte si podklady včas a nechte veškeré nejasnosti vysvětlit. Jednak to patří k vašim povinnostem a v případě nedorozumění nemáte nárok na odškodnění, a jednak tak může zadavatel třeba přistoupit na pro vás výhodnější podmínky – např. povolení alternativních materiálů apod.
Lhůta pro podání nabídek: Do tohoto termínu musí být nabídka zadavateli doručena. V případě elektronického podání můžete odevzdat nabídku i na poslední chvíli. Pokud jsou ale požadovány vzorky, nebo papírová forma, doporučujeme naplánovat dostatek času a nenechávat odeslání na poslední chvíli. Pokud Vaše nabídka dorazí poštou i jen o hodinu později, bude nekompromisně vyloučena. V případě chyb nebo nesrovnalostí v zadávací dokumentaci je možné tuto lhůtu prodloužit, pokud jste na to upozornili zadavatele, anebo je stanoveno zákonem.
Doba závaznosti nabídky: Po tuto dobu jste na svoji nabídku a kalkulaci vázáni. V případě rámcových smluv nebo několika měsíčních lhůt se ujistěte, že počítáte s případným nárůstem cen: Buď si můžete udělat rezervu v kalkulaci, anebo se lze domluvit během lhůty pro vysvětlení zadávací dokumentace na úpravách, například podle indexu spotřebitelských cen.
Lhůta pro zadání zakázky: Definuje lhůtu, do které musí být zakázka zadavatelem zadána, a je často totožná s lhůtou závaznosti.
Doba realizace: Určuje, do kdy nebo v jakém období musí být služba dodavatelem vykonána.
4. Potřebné dokumenty
Pro ověření způsobilosti dodavatele vyžadují zadavatelé různé dokumenty. Ty musí být předloženy buď spolu s nabídkou, nebo později na vyžádání zadavatelem. Množství a typ dokladů se značně liší v závislosti na druhu zakázky, zadavateli a očekávaném objemu. Pro naše klienty je obvykle snadné je opatřit a nepředstavují překážku.
Požadovány mohou být:
Výpis z obchodního rejstříku
Potvrzení od finančního úřadu a sociálního pojištění, že neexistují žádné nedoplatky
Výpis z trestního rejstříku
Prohlášení, že jednáte v souladu se sankcemi Evropské unie vůči Rusku
Pojištění pro podnikatele
Reference o podobných zakázkách
Minimální obrat během posledních let
Certifikáty a osvědčení
Jak již bylo řečeno, ne všechny uvedené dokumenty jsou vždy požadovány, rozsah se značně liší. Dle vašich preferencí a možností jsme pro vás schopni najít přesně takovou veřejnou nebo soukromou zakázku, jejíž požadavky můžete splnit. Kromě toho některé z uvedených kvalifikačních požadavků, např. minimální obrat či reference mohou být prokázány i jinými osobami. I zde vám rádi strategicky poradíme a pomůžeme.
5. Komunikace se zadavatelem a překlady
Jazykem téměř všech výběrových řízení je němčina. To znamená, že veškerá komunikace se zadavatelem musí probíhat německy a veškeré podklady musí být předloženy v soudním překladu. Zkušenosti ukazují, že toto je pro zahraniční společnosti obvykle největší překážka, neboť často nemají k dispozici německy mluvící personál. Stejně jako ve všech ostatních aspektech zadávání zakázek vám můžeme pomoci tento problém vyřešit. Naši profesionální překladatelé přeloží zadávací dokumentaci, požadované dokumenty a postarají se o veškerou komunikaci se zákazníkem. V případě stavebních zakázek zajistíme také tlumočníka na místě podle potřeby. Nemusíte tedy sami mluvit německy ani hledat německy mluvící zaměstnance, a přesto se můžete podílet na výhodných rakouských a německých zakázkách, jako na domácím trhu.
6. Preciznost práce
Během celého výběrového řízení doporučujeme pracovat pečlivě a nic nepřehlédnout. Každý detail zadávací dokumentace je součástí smlouvy, k jejímuž plnění se zavazujete. Nejdůležitějším dokumentem je popis zakázky (Leistungsverzeichnis), na jehož základě vytváříte cenovou nabídku. Předložené ceny jsou závazné a případné chyby v kalkulaci způsobené nedorozuměním nebudou zadavatelem zohledněny. Na tomto místě je třeba zdůraznit, že i zodpovězené dotazy se stávají nedílnou součástí smlouvy. Jako uchazeč jste povinni se průběžně informovat o aktualizacích a případných změnách. Čtěte také pozorně všechny další smluvní podmínky, na které zadavatel ve svých podkladech odkazuje. Často zde najdete paragrafy o způsobech platby, smluvních pokutách apod. Obecně platí pro všechny uchazeče: Pečlivě si prostudujte všechny dokumenty, pracujte přesně podle instrukcí a dodržte veškeré požadavky a termíny. Mezi východní a západní Evropou pozorujeme v tomto ohledu často velký rozdíl ve způsobu zpracování, což může v lepším případě vést „pouze“ k vyloučení ze zadávacího řízení.
7. Odevzdání nabídky
Jakmile máte pohromadě všechny potřebné dokumenty, můžete nabídku odeslat. Většina výběrových řízení probíhá elektronicky, což usnadňuje celý proces. Často je k tomu ale zapotřebí elektronický podpis, o který byste měli požádat s určitým časovým předstihem. Doporučuje se také nečekat s podáním nabídky na poslední chvíli. Při přípravě nabídky se často objevují otázky nebo nejasnosti, které je třeba vyjasnit. Zažili jsme dokonce případy, kdy sice plánovaná, ale přehlédnutá údržba serveru zadávací platformy zabránila odevzdání nabídky na poslední chvíli. V takovém případě obvykle nemáte vůči zadavateli žádné nároky, protože odevzdání nabídky před uplynutím lhůty je vaší odpovědností.
Závěr
Účast ve veřejných zakázkách v Německu a Rakousku slibuje východoevropským společnostem mnoho příležitostí. Lukrativní zisky, kvalitní reference, využití kapacit a transparentní zadávací řízení jsou jen některé z nich. Účast a výhra v nich se může na první pohled zdát složitá, ale s trochou praxe se jedná o nekomplikovaný proces. Překážkou pro zahraniční společnosti však bývá zejména cizí jazyk a nedostatek know-how.
Ve společnosti AV-LEAD usnadňujeme zahraničním společnostem účast ve výběrových řízeních a získávání zakázek v německy mluvících zemích. Naši vysoce kvalifikovaní a místní zaměstnanci vám najdou vhodné soukromé a veřejné zakázky, které vám skutečně vyhovují, podpoří vás v komunikaci se zadavatelem a přeloží všechny potřebné dokumenty. Poradíme vám také s přípravou nabídky a podáme ji vaším jménem. Můžete se tak v klidu soustředit na plnění lukrativních zakázek. Zjistěte více o našich službách zprostředkování zakázek nebo nás kontaktujte. Těšíme se na vaše odpovědi!